Ratgeber
Was kostet Catering? Preise für 30 bis 2.000 Personen
Preise pro Person sagen bei Großveranstaltungen nur die halbe Wahrheit. Hier stehen die Spannen aus aktuellen Marktübersichten – und die Posten, die am Ende über den Gesamtpreis entscheiden.
- Preisspannen pro Person
- Die versteckten Posten
- Was bei großen Gästezahlen günstiger wird
- Angebote vergleichbar machen
Preisspannen pro Person
So viel nennen aktuelle Marktübersichten für Catering in Deutschland. Die Spannen sind groß, weil Leistung und Region stark schwanken.
| Leistung | Spanne pro Person |
|---|---|
| Kaltes Buffet | ca. 10–25 € |
| Fingerfood | ca. 20–35 € |
| Business-Buffet | ca. 25–45 € |
| Warmes Buffet | ca. 40–70 € |
| Servicepersonal | ca. 20–40 € pro Stunde und Kraft |
Quellen: Preisübersichten von Vermittlungs- und Ratgeberportalen (Stand 2026). Getränke, Anfahrt und Ausstattung sind darin meist nicht enthalten.
Was kostet Catering für 30, 50, 100 oder 500 Personen?
Die Spannen pro Person auf typische Gästezahlen hochgerechnet – nur Speisen, ohne Getränke, Personal und Anfahrt.
| Personen | Kaltes Buffet | Business-Buffet | Warmes Buffet |
|---|---|---|---|
| 30 | 300 € – 750 € | 750 € – 1.350 € | 1.200 € – 2.100 € |
| 50 | 500 € – 1.250 € | 1.250 € – 2.250 € | 2.000 € – 3.500 € |
| 100 | 1.000 € – 2.500 € | 2.500 € – 4.500 € | 4.000 € – 7.000 € |
| 200 | 2.000 € – 5.000 € | 5.000 € – 9.000 € | 8.000 € – 14.000 € |
| 300 | 3.000 € – 7.500 € | 7.500 € – 13.500 € | 12.000 € – 21.000 € |
| 500 | 5.000 € – 12.500 € | 12.500 € – 22.500 € | 20.000 € – 35.000 € |
| 1.000 | 10.000 € – 25.000 € | 25.000 € – 45.000 € | 40.000 € – 70.000 € |
Rechnung: Gästezahl × Spanne pro Person aus Marktübersichten (Stand 2026). Bei großen Gruppen liegt der Preis pro Kopf oft am unteren Rand, bei kleinen am oberen.
Die Posten, die im Preis pro Person fehlen
Ein Angebot über „35 Euro pro Person“ ist bei 1.000 Gästen 35.000 Euro – wenn nichts dazukommt. Bei Großveranstaltungen kommt fast immer etwas dazu: Personal wird oft nach Stunden abgerechnet, Geschirr und Ausstattung separat, Anfahrt und Aufbau als Pauschale, Getränke nach Verbrauch.
Am schwersten zu vergleichen ist die Infrastruktur: Braucht der Caterer ein Zelt, eine Küche vor Ort, Strom in einer bestimmten Stärke, einen Spülcontainer? Wer das stellen muss, zahlt es – auch wenn es in keinem Angebot steht.
Fragen Sie deshalb immer nach einem Gesamtpreis für Ihre konkrete Veranstaltung statt nach einem Preis pro Person. Erst dann lassen sich zwei Angebote wirklich nebeneinanderlegen.
Was bei großen Gästezahlen günstiger wird – und was nicht
Einige Kosten verteilen sich mit wachsender Gästezahl: Anfahrt, Aufbau und Grundausstattung kosten bei 2.000 Gästen nicht doppelt so viel wie bei 1.000. Der Preis pro Person sinkt deshalb meist mit der Größe.
Andere Kosten wachsen linear oder sogar stärker: Personal, Lebensmittel und vor allem die Kapazität in der Spitzenstunde. Wer bei 2.000 Gästen keine Schlange will, braucht nicht doppelt so viel Essen, sondern doppelt so viele Ausgabestellen und Hände. Genau dort trennen sich Angebote, die auf dem Papier gleich aussehen.
So machen Sie Angebote vergleichbar
Schicken Sie allen Anbietern dieselben Eckdaten – und fragen Sie dieselben Punkte ab.
- Eckdaten vorgeben: Datum, Ort, Gästezahl, Dauer, Art der Veranstaltung, gewünschte Speisen und Getränke.
- Gesamtpreis verlangen: Inklusive Personal, Anfahrt, Auf- und Abbau, Ausstattung. Getränke getrennt ausweisen lassen.
- Nachberechnung klären: Festpreis oder Abrechnung nach Verbrauch? Welche Positionen können sich noch ändern?
- Kapazität erfragen: Wie viele Ausgabe- und Zapfstellen, wie viele Kräfte in der Spitze? Das entscheidet über Wartezeiten.
- Infrastruktur abklären: Was müssen Sie stellen: Strom, Wasser, Zelt, Spüle, Fläche? Was davon kostet Sie extra?
- Steuer beachten: Bei Firmenfeiern gilt für Betriebsveranstaltungen ein Freibetrag von 110 Euro je teilnehmendem Mitarbeiter für bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr. Lassen Sie das von Ihrer Steuerberatung prüfen.
Gut zu wissen
Häufige Fragen
Was kostet Catering pro Person?
Marktübersichten nennen für 2026 grob 10 bis 25 Euro für kalte Buffets, 25 bis 45 Euro für Business-Buffets und 40 bis 70 Euro für warme Buffets. Getränke, Personal und Anfahrt kommen häufig hinzu.
Was kostet Catering für 50 Personen?
Je nach Leistung grob 500 bis 1.250 Euro für ein kaltes Buffet, 1.250 bis 2.250 Euro für ein Business-Buffet und 2.000 bis 3.500 Euro für ein warmes Buffet – jeweils nur Speisen, ohne Getränke, Personal und Anfahrt.
Was kostet Catering für 100 Personen?
Grob 1.000 bis 2.500 Euro für ein kaltes Buffet, 2.500 bis 4.500 Euro für ein Business-Buffet und 4.000 bis 7.000 Euro für ein warmes Buffet, jeweils ohne Getränke, Personal und Anfahrt.
Wird Catering bei vielen Gästen günstiger?
Pro Person meistens ja, weil sich Anfahrt, Aufbau und Grundausstattung verteilen. Personal und Lebensmittel wachsen aber mit – und für die Spitzenstunde brauchen Sie mehr Ausgabestellen.
Was ist bei einem Festpreis enthalten?
Das legt das Angebot fest. Ein seriöser Festpreis nennt Leistung, Personal, Anfahrt und Ausstattung ausdrücklich und sagt, was davon abweichen kann. Fragen Sie im Zweifel schriftlich nach.
Wie viel darf eine Firmenfeier pro Mitarbeiter kosten?
Steuerlich gibt es für Betriebsveranstaltungen einen Freibetrag von 110 Euro je teilnehmendem Mitarbeiter, für bis zu zwei Veranstaltungen pro Jahr. Darüber hinaus wird es lohnsteuerpflichtig. Die Einzelheiten klärt Ihre Steuerberatung.
Festpreis statt Preis pro Person
Nennen Sie uns Datum, Ort und Gästezahl. Sie erhalten einen Festpreis inklusive Personal, Küche, Ausschank und Anfahrt – in der Regel innerhalb von 24 Stunden.
Antwort mit Festpreis in der Regel innerhalb von 24 Stunden. Unverbindlich und kostenfrei.