Ratgeber
Stadtfest oder Vereinsfest anmelden: Welche Genehmigungen Sie brauchen
Wer ein Fest auf öffentlicher Fläche ausrichtet, braucht in der Regel mehrere Erlaubnisse von unterschiedlichen Stellen. Hier steht, welche das typischerweise sind, wann Sie sie beantragen sollten und welche Angaben die Behörde von Ihnen erwartet.
- Die üblichen Erlaubnisse im Überblick
- Zeitplan für den Antrag
- Unterlagen-Liste
- Was Dienstleister liefern müssen
Hinweis: Die Regeln unterscheiden sich je nach Bundesland und Gemeinde. Dieser Artikel gibt einen Überblick und ersetzt nicht die Auskunft Ihrer Behörde – fragen Sie dort früh nach, was genau verlangt wird.
Wer ist zuständig?
Die erste Anlaufstelle ist fast immer das Ordnungsamt Ihrer Stadt oder Gemeinde. In kleineren Gemeinden sitzen dort oft alle Zuständigkeiten zusammen, in größeren Städten verteilen sie sich auf mehrere Ämter – Straßenverkehr, Gewerbe, Bauaufsicht, Grünflächen.
Rufen Sie an, bevor Sie Formulare ausfüllen. Ein kurzes Gespräch klärt, welche Anträge für Ihr Fest überhaupt nötig sind, ob es eine Veranstaltungsanzeige als Sammelantrag gibt und welche Fristen gelten. Viele Kommunen haben für Feste eine feste Ansprechperson.
Die üblichen Erlaubnisse
Nicht jedes Fest braucht alle – aber ein Stadtfest mit Ausschank und Musik berührt meistens die meisten davon.
- Sondernutzungserlaubnis: Wer Straßen, Plätze oder Gehwege über den normalen Gemeingebrauch hinaus nutzt, braucht eine Erlaubnis. Grundlage sind das Straßengesetz des Landes und die Sondernutzungssatzung der Gemeinde. Dazu gehört oft auch eine verkehrsrechtliche Anordnung für Sperrungen.
- Ausschank alkoholischer Getränke: Das Gaststättenrecht ist seit 2006 Ländersache. Je nach Bundesland brauchen Sie für den vorübergehenden Ausschank eine Gestattung oder es genügt eine Anzeige. Arbeiten Sie mit einem gewerblichen Gastronomiedienstleister, klären Sie, wer den Antrag stellt.
- Sperrzeit und Lärm: Soll das Fest länger als üblich dauern oder wird Musik über Lautsprecher gespielt, braucht es häufig eine Ausnahme von der Sperrzeit oder eine Genehmigung nach den Lärmschutzregeln.
- GEMA: Für öffentlich gespielte Musik – live oder vom Band – fallen in der Regel GEMA-Gebühren an. Die Veranstaltung muss vorher angemeldet werden; die Höhe richtet sich unter anderem nach Fläche und Eintritt.
- Bauliche Anlagen: Bühnen, große Zelte und Tribünen können eine bauaufsichtliche Prüfung oder einen Prüfnachweis erfordern.
- Sicherheitskonzept: Ab einer gewissen Besucherzahl verlangen viele Behörden ein Sicherheits- und Rettungskonzept mit Fluchtwegen, Sanitätsdienst und Ordnern. Die Schwelle legt die Behörde fest.
Wann Sie was beantragen sollten
Behörden brauchen Zeit, und manche Anträge bauen aufeinander auf.
- 6 bis 4 Monate vorher: Erstgespräch mit dem Ordnungsamt, Fläche reservieren, Gastronomie und Technik anfragen. Bei großen Festen ist das Sicherheitskonzept der längste Posten.
- 3 bis 2 Monate vorher: Sondernutzung, Ausschank und Sperrzeit beantragen. Lageplan und Angaben der Dienstleister müssen jetzt vorliegen.
- 6 bis 4 Wochen vorher: GEMA-Anmeldung, Versicherung abschließen, Sanitätsdienst und Sicherheitsdienst bestätigen.
- 2 Wochen vorher: Bescheide prüfen: Sind Auflagen enthalten, die Sie noch umsetzen müssen – etwa zusätzliche Toiletten oder ein Absperrkonzept?
- Am Festtag: Alle Bescheide in Kopie vor Ort haben. Kontrollen sind häufiger, als man denkt.
Welche Angaben die Behörde von Ihnen erwartet
Je vollständiger der erste Antrag, desto weniger Rückfragen.
- Lageplan: Maßstäblich, mit allen Ständen, Fahrzeugen, Bühnen, Toiletten, Rettungswegen und Feuerwehrzufahrten.
- Maße der Gastronomie: Nicht nur die Fahrzeuglänge, sondern die aufgebaute Standfläche. Beim Gastro-Liner sind das 16 Meter Breite bei einem Auflieger von 13,50 × 6 Metern.
- Strom und Wasser: Anschlusswerte in Ampere und der Ort der Übergabe. Für den Gastro-Liner: 32 A und 16 A sowie ein Frischwasseranschluss.
- Zeiten: Aufbau, Betrieb und Abbau getrennt angeben. Viele Sperrungen gelten schon ab dem Aufbautag.
- Verantwortliche Person: Mit Telefonnummer, unter der sie während des Festes erreichbar ist.
- Nachweise der Gastronomie: Gewerbeanmeldung, Hygienenachweise und – je nach Land – die Gestattung. Seriöse Dienstleister liefern das auf Anfrage.
Pflichten am Festtag
Unabhängig vom Antrag gilt am Tag selbst:
- Jugendschutz: Bier und Wein erst ab 16 Jahren, Spirituosen und spirituosenhaltige Mischgetränke erst ab 18 Jahren. Aushang an der Theke nicht vergessen.
- Hygiene: Wer mit offenen Lebensmitteln arbeitet, braucht eine Belehrung nach dem Infektionsschutzgesetz – auch Ehrenamtliche.
- Allergene: Die Hauptallergene der angebotenen Speisen müssen auf Nachfrage benannt werden können; am einfachsten mit einer Liste an der Ausgabe.
- Versicherung: Eine Veranstalterhaftpflicht ist dringend zu empfehlen. Prüfen Sie, ob die Vereinsversicherung das Fest bereits abdeckt.
Gut zu wissen
Häufige Fragen
Brauche ich für ein Vereinsfest eine Genehmigung?
Findet es auf öffentlicher Fläche statt oder wird Alkohol an Besucher ausgeschenkt, fast immer. Auf dem eigenen Vereinsgelände ohne Ausschank an die Öffentlichkeit kann es anders aussehen. Klären Sie das im Einzelfall mit dem Ordnungsamt.
Wie lange dauert eine Sondernutzungserlaubnis?
Das ist von Gemeinde zu Gemeinde verschieden. Planen Sie mindestens zwei bis drei Monate Vorlauf ein, bei großen Festen mit Sicherheitskonzept deutlich mehr.
Wer beantragt die Ausschankgenehmigung, wenn ein Caterer kommt?
Das sollten Sie im Vertrag festhalten. Häufig beantragt der Veranstalter, der Dienstleister liefert die nötigen Nachweise. Fragen Sie beim Ordnungsamt nach, welche Konstellation dort üblich ist.
Muss ich Musik bei der GEMA anmelden?
Wird Musik öffentlich gespielt, in der Regel ja – auch bei Vereinsfesten. Die Anmeldung sollte vor der Veranstaltung erfolgen; nachträglich wird es teurer.
Was kostet eine Sondernutzungserlaubnis?
Die Gebühren legt jede Gemeinde in ihrer Satzung fest, oft nach Fläche und Dauer. Für gemeinnützige Vereinsfeste gibt es vielerorts Ermäßigungen – fragen Sie danach.
Gastronomie mit vollständigen Unterlagen
Für Ihren Antrag liefern wir Maße, Anschlusswerte, Zeiten und Nachweise in der Form, die Ihre Behörde braucht. Fragen Sie Ihren Termin an.
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