Ratgeber
Checkliste Vereinsfest: Von der ersten Sitzung bis zum Abbau
Ein Vereins- oder Stadtfest besteht aus hundert Kleinigkeiten, die alle zur richtigen Zeit erledigt sein müssen. Diese Checkliste ordnet sie nach Zeitpunkt – zum Abhaken in der Festausschuss-Sitzung.
- Nach Zeitpunkt geordnet
- Auch die unbeliebten Punkte
- Gastronomie, Sicherheit, Logistik
- Nachbereitung inklusive
6 Monate vorher: Die Grundlagen
Was jetzt nicht steht, wird später teuer oder unmöglich.
- Termin festlegen: Mit Blick auf andere Feste in der Umgebung, Ferien und Großereignisse. Ein Termin gegen das Nachbarfest kostet beide Besucher.
- Fläche sichern: Platz, Straße oder Gelände reservieren, Eigentümer bzw. Gemeinde ansprechen.
- Budget aufstellen: Einnahmen (Ausschank, Sponsoren, Standgebühren) gegen Ausgaben (Gastronomie, Technik, Genehmigungen, Toiletten, Sicherheit).
- Verantwortliche benennen: Je ein Name für Gastronomie, Programm, Genehmigungen, Helfer, Finanzen. Ein Name, nicht „der Vorstand“.
- Gastronomie anfragen: Gute Dienstleister sind an Sommerwochenenden früh ausgebucht.
3 Monate vorher: Genehmigungen und Verträge
Jetzt wird es verbindlich.
- Anträge stellen: Sondernutzung, Ausschank, Sperrzeit – Details in unserem Ratgeber Genehmigungen fürs Fest.
- Verträge schließen: Gastronomie, Technik, Bühne, Musik. Leistungen, Zeiten und Preise schriftlich.
- Versicherung prüfen: Deckt die Vereinsversicherung das Fest? Sonst eine Veranstalterhaftpflicht abschließen.
- Sponsoren festmachen: Und klären, ob ein Getränkesponsor Exklusivität verlangt.
- Programm planen: Bands, Kinderprogramm, Ehrungen – mit Zeitplan.
4 Wochen vorher: Logistik
Die Punkte, die am Festtag keiner vermissen will – bis sie fehlen.
- Toiletten: Anzahl nach erwarteter Besucherzahl, plus barrierefreie Kabine. Die Behörde nennt oft eine Mindestzahl.
- Müll: Behälter, Trennung, Entsorgung danach. Mehrwegbecher mit Pfand sparen Müll und Kosten.
- Sanitätsdienst und Sicherheit: Je nach Größe Pflicht oder Auflage aus dem Bescheid.
- GEMA anmelden: Vor der Veranstaltung, nicht danach.
- Helferplan: Schichten mit Namen, Telefonnummern und einer Reserve von mindestens 10 bis 20 Prozent.
- Getränkemengen: Mit unserem Getränke-Rechner überschlagen und Rückgabe mit dem Händler klären.
1 Woche vorher: Feinschliff
Jetzt geht es um Kommunikation.
- Ablaufplan verteilen: Wer kommt wann, wer ist wofür ansprechbar, welche Telefonnummern gelten.
- Anlieferung abstimmen: Zeitfenster für alle Fahrzeuge, besonders für große wie einen Sattelzug.
- Wetter beobachten: Plan B für Regen und für Hitze – Schatten und Wasser.
- Kasse und Wechselgeld: Und die Frage, ob Kartenzahlung möglich sein soll.
- Bescheide ausdrucken: Alle Genehmigungen in Kopie für den Festtag.
Am Festtag
Wenn die Vorbereitung stimmt, geht es nur noch um den Überblick.
- Abnahme vor Beginn: Rettungswege frei, Feuerlöscher an Ort und Stelle, Jugendschutz-Aushang an der Theke.
- Eine Person ohne feste Aufgabe: Jemand, der nur koordiniert und einspringt. Die wichtigste Rolle des Tages.
- Spitzenzeiten im Blick: Wenn sich an der Theke Schlangen bilden, frühzeitig Helfer umsetzen.
Nach dem Fest
Der Teil, an den am wenigsten gedacht wird – und der das nächste Jahr leichter macht.
- Abbau und Reinigung: Fläche so übergeben, wie vereinbart. Oft Teil der Auflagen.
- Abrechnung: Einnahmen, Ausgaben, Rückgaben an den Getränkehändler, GEMA-Meldung falls nötig.
- Danke sagen: Helfern, Sponsoren, Anwohnern. Wer gefragt wird, ob er nächstes Jahr wieder dabei ist, sagt eher zu.
- Notizen fürs nächste Jahr: Was hat gefehlt, wo gab es Schlangen, was war zu viel? Direkt aufschreiben, nicht im Frühjahr rekonstruieren.
Gut zu wissen
Häufige Fragen
Wie früh sollte man ein Vereinsfest planen?
Sechs Monate vorher sollten Termin, Fläche, Budget und Verantwortliche stehen. Genehmigungen und Verträge folgen drei Monate vorher, Logistik vier Wochen vorher.
Wie viele Helfer braucht ein Vereinsfest?
Das hängt an der Zahl der Stationen und Schichten. Rechnen Sie pro Station und Schicht, nicht pro Fest – und planen Sie 10 bis 20 Prozent Reserve für Ausfälle ein.
Wie viele Toiletten braucht man für ein Fest?
Die Behörde nennt dafür häufig eine Mindestzahl abhängig von der Besucherzahl. Fragen Sie im Erstgespräch danach und planen Sie mindestens eine barrierefreie Kabine ein.
Braucht ein Verein für sein Fest eine Versicherung?
Empfehlenswert ist sie immer. Prüfen Sie zuerst, ob die bestehende Vereinsversicherung Veranstaltungen abdeckt, und schließen Sie sonst eine Veranstalterhaftpflicht ab.
Ausschank und Küche von der Liste streichen
Mit dem Gastro-Liner kommen Ausschank, Küche, Kühlung und Personal aus einer Hand – das erledigt gleich mehrere Punkte dieser Liste. Fragen Sie Ihren Termin an.
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