Ratgeber
Konzert oder Open Air veranstalten: die Checkliste
Ein Konzert unter freiem Himmel ist mehr als Bühne und Band. Behörden fragen nach Rettungswegen, Lärm und Sicherheit, Verwertungsgesellschaften nach der Musik, und das Publikum nach Getränken. Diese Checkliste ordnet die Punkte.
- Gelände und Genehmigungen
- Sicherheitskonzept
- GEMA & KSK
- Gastronomie und Zeitplan
Hinweis: Die maßgeblichen Vorschriften – Versammlungsstättenverordnung, Bauordnung, Immissionsschutz – unterscheiden sich nach Bundesland. Stimmen Sie Ihre Planung früh mit Ordnungsamt, Bauaufsicht, Feuerwehr und Polizei ab.
1. Gelände
Das Gelände bestimmt, was möglich ist – nicht umgekehrt.
- Fläche und Kapazität: Wie viele Besucher passen sicher auf das Gelände, inklusive Bühne, Gastronomie, Toiletten und Rettungswege?
- Zufahrten und Rettungswege: Feuerwehr und Rettungsdienst müssen jederzeit durchkommen. Zu enge Rettungswege sind ein häufiger Grund für Auflagen bis hin zum Verbot.
- Untergrund: Wiesen werden nach Regen schnell unbefahrbar – für Bühne, Lkw und Gastronomie entscheidend.
- Strom und Wasser: Was liegt am Gelände an, was muss per Aggregat oder Leitung herangeführt werden?
- Anwohner: Abstand zu Wohnbebauung entscheidet über Lärmauflagen und Endzeiten.
2. Genehmigungen und Konzepte
Was Behörden typischerweise verlangen.
- Veranstaltungsanzeige: Erste Anlaufstelle ist meist das Ordnungsamt.
- Sondernutzung: Bei öffentlichen Flächen eine Sondernutzungserlaubnis.
- Fliegende Bauten: Bühnen, Tribünen und große Zelte brauchen ab einer bestimmten Größe eine Ausführungsgenehmigung und Abnahme.
- Sicherheitskonzept: Nach der Muster-Versammlungsstättenverordnung Pflicht ab mehr als 5.000 Besucherplätzen – Behörden verlangen es aber oft auch bei kleineren Open Airs als Auflage.
- Lärmschutz: Pegel, Endzeiten und ggf. Messungen, abhängig von Gelände und Anwohnern.
- Ausschank: Gestattung oder Anzeige – siehe unseren Ratgeber Ausschankgenehmigung.
3. Musik, Künstler und Abgaben
Kosten, die bei der Kalkulation gern vergessen werden.
- GEMA: Öffentliche Musikaufführungen sind in der Regel anmelde- und vergütungspflichtig – vor der Veranstaltung anmelden.
- Künstlersozialabgabe: Wer Künstler bezahlt, kann zur Künstlersozialabgabe verpflichtet sein. Klären Sie das bei der Künstlersozialkasse.
- Verträge mit Künstlern: Gage, Technik-Rider, Catering-Rider, Ausfallregeln.
- Versicherung: Veranstalterhaftpflicht, ggf. Ausfallversicherung bei Unwetter.
4. Betrieb am Tag
Was über die Zufriedenheit des Publikums entscheidet.
- Gastronomie für die Spitzen: Vor dem Auftritt und in der Umbaupause will ein großer Teil des Publikums gleichzeitig trinken. Rechnen Sie mit unserem Getränke-Rechner die Zapfstellen aus.
- Crew- und Helferverpflegung: Eigene Zeiten und Mengen einplanen, getrennt vom Publikum.
- Toiletten: Anzahl nach Besucherzahl, oft per Auflage vorgegeben.
- Müll und Pfand: Mehrwegbecher mit Pfand reduzieren Müll erheblich.
- Einlass und Ausgänge: Kontrollpunkte, Ordner, Beschilderung.
- Sanitätsdienst: Je nach Größe Pflicht oder Auflage.
5. Zeitplan
Grobe Orientierung für ein Open Air mit einigen Tausend Besuchern.
- 12–9 Monate vorher: Gelände sichern, Künstler anfragen, Erstgespräch mit der Behörde.
- 9–6 Monate vorher: Gastronomie und Technik buchen, Sicherheitskonzept beauftragen, Ticketing starten.
- 6–3 Monate vorher: Anträge stellen, Verträge abschließen, Versicherung.
- 3–1 Monat vorher: Bescheide prüfen, Auflagen umsetzen, Personalplanung.
- Woche davor: Ablaufplan an alle Gewerke, Anlieferzeiten festlegen.
Gut zu wissen
Häufige Fragen
Welche Genehmigungen braucht ein Open-Air-Konzert?
Typischerweise eine Veranstaltungsanzeige, bei öffentlichen Flächen eine Sondernutzungserlaubnis, Genehmigungen für fliegende Bauten, Lärmschutzauflagen und eine Gestattung oder Anzeige für den Ausschank. Die Details hängen vom Bundesland ab.
Ab wann braucht man ein Sicherheitskonzept?
Nach der Muster-Versammlungsstättenverordnung bei mehr als 5.000 Besucherplätzen. Behörden verlangen es aber häufig auch bei kleineren Open Airs als Auflage.
Muss man ein Konzert bei der GEMA anmelden?
Öffentliche Musikaufführungen sind in der Regel anmeldepflichtig. Melden Sie die Veranstaltung vorher an – nachträglich wird es teurer.
Was kostet es, ein Konzert zu veranstalten?
Das hängt von Künstlern, Gelände, Technik, Sicherheit und Gastronomie ab. Häufig unterschätzt werden Sicherheitsdienst, Toiletten, GEMA und Versicherungen.
Wie viele Zapfstellen braucht ein Konzert?
Das hängt an der Spitze vor dem Auftritt und in der Pause. Als Überschlag: Gäste, die in der vollsten Stunde trinken wollen, geteilt durch etwa 70 Gläser pro Hahn.
Gastronomie für Ihr Konzert
Zwölf Zapfhähne für die Umbaupause, Großküche für Publikum und Crew, LED-Wand für die Übertragung. Fragen Sie Ihren Termin an.
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