Leitfaden
Gastronomie für Großveranstaltungen planen: die Zahlen, auf die es ankommt
Die meisten Veranstaltungen scheitern gastronomisch nicht am Essen, sondern an der Kapazität. Dieser Leitfaden sammelt die Richtwerte, mit denen Sie Ausschank, Küche, Fläche und Personal überschlagen können – bevor Sie Angebote einholen.
- Richtwerte für 500 bis 2.000 Gäste
- Anschlusswerte und Fläche
- Vorlaufzeiten
- Checkliste für die Ausschreibung
Der häufigste Planungsfehler: Durchsatz statt Gesamtmenge
Fast jede Gastronomieplanung beginnt mit der falschen Frage. Sie lautet meistens: „Wie viel Bier brauchen wir für 1.000 Gäste?“ Die Menge ist aber selten das Problem – Nachschub lässt sich organisieren. Das Problem ist der Durchsatz in der Spitze.
Besucher trinken und essen nicht gleichmäßig über acht Stunden verteilt. Sie kommen in Wellen: nach dem Einlass, in der Pause, nach dem Hauptact. In diesen zwanzig Minuten entscheidet sich, ob Ihre Veranstaltung als gut organisiert erinnert wird oder als die mit der ewigen Schlange.
Rechnen Sie deshalb nicht mit Tagesmengen, sondern mit der Frage: Wie viele Menschen will ich pro Stunde bedienen können, wenn alle gleichzeitig wollen? Alles andere folgt daraus.
Wie viele Zapfstellen brauchen Sie wirklich?
Eine geübte Kraft schenkt an einem Hahn im Dauerbetrieb grob 60 bis 90 Gläser pro Stunde aus – abhängig von Gebindegröße, Schankanlage und davon, ob gleichzeitig kassiert wird. Daraus folgt eine einfache Überschlagsrechnung: Teilen Sie die Zahl der Gäste, die Sie in der Spitze pro Stunde bedienen wollen, durch 70.
Bei 1.000 Gästen, von denen in der Spitzenstunde die Hälfte etwas trinken möchte, landen Sie bei rund sieben Zapfstellen. Mit zwei Hähnen – der üblichen Ausstattung von Miet-Ausschankwagen – bräuchten Sie für dieselbe Menge vier Stunden.
Zweiter Faktor: Trennen Sie Kasse und Ausschank, wenn es geht. Eine Kraft, die zapft und kassiert, schafft deutlich weniger als zwei Kräfte, die sich die Aufgaben teilen. Das kostet keine zusätzliche Technik, nur Planung.
Küche: Kapazität ist eine Frage der Taktung
Bei Speisen ist die entscheidende Größe, wie viele Portionen in der Minute die Ausgabe verlassen – nicht, wie groß der Grill ist. Gerichte, die vorbereitet und nur noch ausgegeben werden (Pulled Pork, Eintopf, Smoker-Ware), erreichen ein Vielfaches des Durchsatzes von à-la-minute-Gerichten.
Für Großveranstaltungen bewährt sich deshalb eine Mischung: ein bis zwei schnelle Gerichte, die den Andrang auffangen, dazu etwas Aufwendigeres für die ruhigeren Phasen. Ein BBQ-Smoker ist dafür ideal, weil er über Stunden vorproduziert und die Ausgabe dann nur noch portioniert.
Planen Sie außerdem die vegetarische und vegane Option von Anfang an als vollwertiges Gericht ein, nicht als Beilagenteller. Der Anteil liegt je nach Publikum zwischen 10 und 30 Prozent – fragen Sie im Zweifel vorher ab.
Richtwerte für die Überschlagsrechnung
Diese Zahlen ersetzen keine konkrete Planung, reichen aber, um ein Angebot einzuordnen und grobe Fehlplanungen zu erkennen.
| Gäste | Zapfstellen (Spitze) | Servicekräfte Theke | Thekenlänge | Strom |
|---|---|---|---|---|
| bis 300 | 3–4 | 3–4 | ca. 4 m | 16 A |
| 500 | 5–7 | 4–6 | 5–6 m | 16–32 A |
| 1.000 | 7–10 | 6–10 | 8–10 m | 32 A |
| 2.000 | 12+ | 10–16 | ab 10 m | 32 A + Reserve |
Richtwerte für eine Spitzenstunde, in der etwa die Hälfte der Gäste ein Getränk holt, bei 60–90 Gläsern pro Hahn und Stunde. Bei reinen Getränkeveranstaltungen (Bierbörse, Weinfest) liegen die Werte höher, bei Tagungen deutlich niedriger.
Fläche, Strom und Wasser
Die drei Angaben, nach denen jeder Dienstleister zuerst fragt – und die in jede Sondernutzungserlaubnis gehören.
- Stellfläche: Messen Sie nicht nur das Fahrzeug, sondern die ausgeklappte Breite plus Arbeitsbereich dahinter. Ein 13,50-Meter-Auflieger braucht beispielsweise rund 16 Meter Standbreite. Dazu kommt die Fläche vor der Theke, auf der die Schlange steht – rechnen Sie mindestens drei Meter Tiefe.
- Untergrund und Zufahrt: Befestigt und für einen Sattelzug befahrbar. Wiese nach Regen, enge Torbögen und Poller sind die drei Klassiker, die am Aufbautag auffallen, wenn es zu spät ist. Luftbild vorher schicken.
- Strom: Für Großküche plus Kühlung plus Schankanlage sind 32 A die übliche Größe, 16 A reichen nur für kleine Einheiten. Klären Sie, ob der Anschluss am Stellplatz liegt oder ob Kabelwege nötig sind – und wer sie verlegt.
- Wasser: Ein Frischwasseranschluss ist für jede Gastro-Großküche Pflicht, ebenso der Abwasserweg. Beides wird in der Planung regelmäßig vergessen, weil es beim Zelt bisher „irgendwie“ ging.
- Kühlung: Rechnen Sie Lagerkühlung getrennt von Thekenkühlung. Im Sommer ist die Lagerkühlung oft der Engpass, nicht die Zapfanlage.
Personal – und warum Ehrenamt kein Puffer ist
Die Personalplanung ist der Punkt, an dem Veranstaltungen am häufigsten unterschätzt werden.
- Schichten statt Köpfe: Ein Fest über zwei Tage mit durchgehendem Ausschank braucht nicht zehn Personen, sondern zehn Personen pro Schicht. Bei zwei Schichten am Tag und zwei Tagen sind das schnell dreißig bis vierzig Zusagen.
- Ausfallquote einplanen: Bei ehrenamtlichen Helfern ist eine Ausfallquote von 10 bis 20 Prozent normal – Krankheit, Urlaub, kurzfristige Absagen. Planen Sie den Puffer ein, statt am Festtag umzuverteilen.
- Erfahrung zählt mehr als Anzahl: Zwei eingespielte Kräfte an der Theke schaffen mehr als vier, die zum ersten Mal zapfen. Wo Sie können, setzen Sie Geübte in die Spitzenstunden.
- Rechtliches: Belehrung nach Infektionsschutzgesetz für alle, die mit Lebensmitteln umgehen, Jugendschutz beim Ausschank, Arbeitszeiten bei bezahltem Personal. Das gilt auch für Vereinsfeste.
- Die ehrliche Alternative: Wenn der Helferplan jedes Jahr schwerer zu füllen ist, ist ein Dienstleister mit eigenem Personal oft nicht teurer als gedacht – rechnen Sie Zeltmiete, Technik, Spülcontainer und Aushilfen zusammen, bevor Sie vergleichen.
Vorlaufzeiten und Genehmigungen
Was wann passieren muss, damit nichts am Ende blockiert.
- 12 bis 6 Monate vorher: Termin und Fläche sichern. Gastronomie-Dienstleister für die Hauptsaison (Mai bis September) anfragen – gute Anbieter sind an Festivalwochenenden früh ausgebucht.
- 6 bis 3 Monate vorher: Sondernutzungserlaubnis beantragen, Gaststättenrecht klären, Veranstaltungsanzeige beim Ordnungsamt. Für Festivals ab 5.000 Gästen rechnen Sie mit deutlich längeren Fristen und einem Sicherheitskonzept.
- 3 bis 1 Monat vorher: Mengen und Menü festlegen, Flächenplan final, Anschlüsse bestätigen lassen. Als Faustregel nennen Caterer rund vier Wochen Vorlauf für Veranstaltungen bis 2.000 Gäste und etwa acht Wochen ab 5.000.
- 2 Wochen vorher: Verbindliche Teilnehmerzahl, Sonderwünsche und Allergien durchgeben. Schichtpläne abschließen.
- Woche davor: Anlieferungsfenster, Ansprechpartner vor Ort und Telefonnummern an alle Gewerke. Diese eine Liste spart am Aufbautag die meisten Anrufe.
Checkliste für die Ausschreibung
Wenn Sie Angebote vergleichbar machen wollen, fragen Sie bei jedem Anbieter dieselben Punkte ab.
- Zapfstellen: Wie viele laufen parallel? Nicht: wie viele Sorten sind möglich.
- Getränkebindung: Ist der Anbieter an eine Brauerei gebunden? Ein kostenloser Wagen kann teurer sein als ein brauereifreier, wenn er den Getränkebezug festlegt.
- Personal: Ist Service- und Küchenpersonal im Preis enthalten oder stellen Sie es?
- Anschlusswerte: Strom in Ampere, Wasser, Abwasser – schriftlich, nicht „üblich“.
- Maße ausgeklappt: Standbreite statt Fahrzeuglänge. Danach planen Sie die Fläche.
- Auf- und Abbauzeit: Passt sie in Ihr Anlieferungsfenster und in die Sperrzeiten?
- Festpreis oder Abrechnung nach Verbrauch: Und falls nach Verbrauch: Welche Positionen können nachberechnet werden?
- Schlechtwetter: Was passiert bei Dauerregen? Bei Zeltlösungen eine andere Antwort als bei einem festen Aufbau.
- Referenzen in ähnlicher Größe: Nicht irgendwelche, sondern in Ihrer Gästegrößenordnung.
Gut zu wissen
Häufige Fragen zur Gastronomieplanung
Wie viele Zapfhähne brauche ich für 1.000 Gäste?
Als Überschlag: Teilen Sie die Zahl der Gäste, die Sie in der Spitzenstunde bedienen wollen, durch etwa 70 Gläser pro Hahn und Stunde. Wenn bei 1.000 Gästen in der Spitze die Hälfte ein Getränk holt, kommen Sie auf rund sieben parallele Zapfstellen. Bei reinen Getränkeveranstaltungen liegt der Bedarf höher.
Wie viel Strom braucht eine mobile Großküche?
Für eine Gastro-Großküche mit Kühlung und Schankanlage ist ein 32-A-Anschluss die übliche Größe, häufig ergänzt um 16 A. Kleinere Einheiten kommen mit 16 A aus. Klären Sie außerdem, wo der Anschluss liegt und wer die Kabelwege verlegt.
Wie viel Vorlauf braucht die Gastronomieplanung?
Für Veranstaltungen bis 2.000 Gäste nennen Caterer als Faustregel rund vier Wochen, ab 5.000 Gästen etwa acht Wochen. Die Terminreservierung beim Dienstleister sollte deutlich früher erfolgen – Wochenenden in der Hauptsaison sind oft ein halbes Jahr im Voraus vergeben.
Lohnt sich ein kostenloser Ausschankwagen von der Brauerei?
Das hängt vom Kleingedruckten ab. Ein gestellter Wagen ist an den Getränkebezug und meist an das Erscheinungsbild der Brauerei gebunden. Rechnen Sie die Differenz beim Einkaufspreis und den Wert der Werbefläche gegen die Miete einer brauereifreien Lösung – bei größeren Mengen kippt die Rechnung häufiger, als man denkt.
Wie viele Servicekräfte brauche ich?
An der Theke grob eine Kraft pro Zapfstelle, plus separate Kassenkräfte, wenn möglich. Entscheidend ist die Rechnung pro Schicht, nicht pro Veranstaltung: Zwei Tage mit je zwei Schichten vervierfachen den Personalbedarf gegenüber der Zahl, die man im Kopf hat.
Was gehört in die Sondernutzungserlaubnis?
Die ausgeklappten Maße der Gastronomieeinheit, die beanspruchte Fläche inklusive Bereich vor der Theke, Strom- und Wasserbedarf sowie die Zeiten für Anlieferung, Betrieb und Abbau. Lassen Sie sich diese Werte vom Dienstleister schriftlich geben.
Planen Sie gerade eine Veranstaltung dieser Größe?
Wir rechnen Ihnen die Gastronomie unverbindlich durch – auch dann, wenn am Ende eine andere Lösung besser passt. Rufen Sie an oder schicken Sie die Eckdaten.
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